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保証書の電子化で得られる事

 今年から保証書も紙不要の電子化を進めました。

 その電子化自体は難しい事ではなく、手順を変更すれば良いだけで難なく終わりました。その思想は一体どこにあるのかを書き記そうと思います。

 https://www.youtube.com/watch?v=QqRnkggmxq8

 概要は動画でも話していますので、お時間の取れるときにご覧いただければ幸いです。

 昔から保証書に記載のある「本保証書を紛失すると、保証期間内であってもその対象外になるので大切に保管してください」に類似する言葉に疑問を持っていました。なぜかと言えば、高々紙切れ一枚無くしただけで保証を受けられないのは、納得できないからです。
 もちろん、発行した方にも言い分はあるのを承知しております。特に大量の数を販売する品などはその管理を行うとすれば、発生する費用は莫大になるはずです。その費用を嫌うお客様も受け入れるお客様もいるはずで、会社がどちらを選択するかの問題と思います。

 私どもは後者を選択します。小さな会社だからこそ、保証書の自社管理でお客様が不利益を被らない行為が可能となる道筋を、発見できたとも言えます。単にお客様の為と言いながら、利益率を下げたのでは、生活が立ち行きません。
 そこで保証書を管理し同業他社との差別化を進め、サービス向上に魅力を感じて頂ければ再度依頼をいただける様になり、安定的に受注が見込めれば更に多くの施策を行えます。そうなれば少々の時間的代償を支払ったとしても、最終的にはお客様の利便性の向上が自社の金銭的利益に結びつくと考えました。

 当社は昨年から各種の電子化を推進しています。納品・請求・保証・工程管理書はクラウド内で生成し、社内にある全てのPC、社外においてもネット接続可能な環境であれば、いつでも接触可能です。出張時の情報共有もとても容易で助かっています。
 先に上げた書類は、当初からPCで作業を行うため、紙不要のお客様にはメールや各種の通信手段を用いてPDFファイルとして送信する事で、ペーパーレスにて対応が可能となりました。顧問の税理士さんに確認し、注意点も把握してあります。そのため、税申告を不安視される方にも問題なく利用いただけます。

 サスペンションのO/Hに限らずそれらを支えるシステムも利便性を向上し、お客様の面倒や手間、不利益に繋がる事のないように業務を進めます。

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